提升效率是每一个管理者都会遇到的难题。
降本增效能够作为每一个公司提炼自身核心竞争力最主流的方式,足以说明提升效率这件事的难度。
而在各种各样的降本增效措施里,有一条极其重要,却依然经常被人忽视,那就是提升沟通效率。
沟通成本是所有企业需要面临的最大成本,没有之一。
任何能够提升沟通效率的工具,企业文化和具体方法创新等都能在业内吹起一股追捧风潮。
工具比如飞书文档,如何用飞书提升企业开会的效率,协作的效率已经有很多课程出现,也有很多公司在这里尝到了甜头。
企业文化让人印象深刻的自然是桥水基金的极度透明文化,不管在什么情况下,都可以非常透明公开的说出对方的错误,面对面沟通,极致的坦诚自然成本最低。
而方法那就太多了,高效开会议有罗伯特会议法则,日常上下级的信息同步有日报周报制度,公司从上到下的目标同步有okr等等,你工作的每一个场景背后,都有人在努力提升效率。
而这些场景里面最常用的一个,就是如何高效汇报,这个汇报不一定是下级对上级,可以是同级对同级,也可以是一对多,主要是把一个问题讲清楚。
它核心关键有三步,提出问题,同步关键信息,给出建议方案。
提出问题,类似于我们写作中的结论先行,先留住对方的注意力,告诉对方你接下来要表达的东西围绕哪个关键问题来展开的?
关键信息,就是把围绕这个问题的几个关键信息给同步出去,告诉对方围绕这个问题哪几个关键信息是影响决策的?
第三步就是提出建议了,为什么你觉得应该选择这个?原因有一二三。
举个例子,有人半夜在群里发了个信息,情况紧急,库存不够了,我们应该紧急安排生产,还是下架商品呢?
这个信息同步太简陋了,一方面不知道原因,另一方面也不知道该如何选择?
如果按照三步走,那么第一步问题就应该讲清楚,因为供应商系统BUG,导致库存不够,现在需要大家做个决策,是重新安排生产还是延迟发货?
然后给出关键信息,选择紧急生产,那么成本要增加80%,选择正常售卖就得延迟发货,那么会有退款,还会有投诉。
最后给出自己的想法,紧急生产成本太高,不如我们继续售卖,但是要做好用户预期管理,并且提前告知、道歉,并附上赠品。
当然最早的那个供应商的BUG也要有回应,有结果,告诉大家怎么处理。
这个同步过程就非常清晰,不管是给领导,还是给同事,都能让对方知道前因后果,如果对方有新的补充自然会给予新的补充,比如有另一家供应商刚好有存货,可以应急。
再比如刚好有一批礼品,可以用来当作赠品等等。
当然也许你会说,这个三步走与其说是方法,不如说是根据这个方法去考虑的更完善,去做更多的准备工作。
的确,信息同步的背后,信息的完善度是关键,同步的逻辑性次之。
很多人明明信息都很少,却在想着怎么用话术去让他变得更有说服力。
没有强准备,哪来的信息优势去说服人家呢?
所以至少在这个工具上,比对方多想一步,然后把结论按照逻辑顺序同步给对方,才是高效的关键呀!