三招让您在办公室工作飞起来

方法论 1年前 (2022) tangspark
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给您提供三个小窍门,

希望可以让您的办公室工作井井有条

  时间合理分配

办公室工作都是千头万绪的,所以,首先我们要学会的,就是合理地安排时间。

按事务的重要性来分配时间

首先是重要的事情。耗时费力、需要分析论证的事情要拿出多一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的,是需要经常思考琢磨的一个过程。比如,重要文稿的起草,需要长时间的调查研究,必须认真对待。

其次是一般重要的事情。比如实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等,力争用一天或几天时间完成。

最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务,可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。

按日常工作的特性来分配时间

办公室工作往往具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性,应该采用不同的应对办法:

常规性工作要按规矩办。所谓常规性工作,是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行,每天、每周、每月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工作,应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”,包括法规、制度、措施、公约、程序等,也包括约定俗成且行之有效的传统做法。

临时性工作要分门别类办。办公室的人经常会遇到计划外的工作,所以应对的办法就是要分门别类办。一是分清急缓,急事抓紧办;二是分清轻重,重要事重点办;三是分清性质,性质严重的马上办,具体操作时有现成规矩可循的按规矩办;无现成规矩可循的按领导的指示办;既无规矩可循、领导指示又不明的探索着办。实践中,第三种情况还是不少的,因为现成的规矩往往滞后,这就需要有改革创新的精神和理论探索的勇气。

要注意的是,顺手就可以完成的事,即时就办。否则就有可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如,正在写材料时突然接到一个电话,请通知某某几点开会,那就不妨赶快拨个电话告诉某某,这件事就算完成了。若放下来,则有可能因为集中精力写材料把这件事忘了。一般来说,当天的工作应尽量当天完成,因为有的事情一过夜就有可能被忘掉。

突击性工作要全力以赴办。所谓突击性工作,是指相对集中一段时间完成某项重要任务。这个任务可能是计划中的,也可能是计划外的,往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。

  分清主与次

办公室的性质决定了,我们必须在主与次,进与退,前与后之间把握好分寸。这不仅是职责的要求,也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。

首先要摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性之间的关系。要参与不干预,到位不越位,尊重不盲从。不当吹鼓手、马屁精。要能干事而不误事,要能成事而不添乱。

其次要摆正领导工作目标的统一性和职权任务的差异性的关系。要明白办公室是单位的综合部门,但不是权力部门。办公室人员尽管经常与领导在一起研究问题,尽管经常传达领导的指示,但是并不意味着可以发号施令,以领导自居。

再次是要摆正办公室人员同领导在政治地位上的平等性与分工的不同之处的关系。因此要认识到,接受领导、服从领导、服务领导不仅是办公室人员的职责所在,更是组织内部的运行的基本要求。

  记事有门道

随身带个小本

好记性不如烂笔头。办公室的工作,大到为领导决策服务,小到收发文件、打扫卫生、通知开会等,比较繁杂。人的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事都记住,单凭脑子是不够的,所以,在办公室工作第一件事,就是备个小本子,最后是可以放在口袋里的那种。

小本子主要记这些内容:

可包括当日自己的主要活动;

本单位的大事;

领导交办的事;

会议决定的需要自己办的事;

别人交办的事或反映的情况;

自己想到的事和对完成任务的设想、计划等。

把事情记下来之后,经常翻一翻。急事马上办;一般的事列入计划办;需要领导同意的事,及时请示。一事一记,办完一件,划掉一件。

勤检查

办公室经常会有发文工作,但很多时候,由于事情太多,很多人会把文件往抽屉里一放,想着过一会再发 ,往往第二天上班后,因为杂事很多,就把这件事忘了。这种把公文放在抽屉或保险柜里而误事的现象,还是不少的。要改变这种现象,简单的办法就是早晚一查、每周一清。

建议:每天上班后,第一件事就是打开抽屉或保险柜,看一看有没有需要当天处理的公文。每天下班前,查一查还有没有需要处理的公文。如果有,请注意放在上面的抽屉内,或放在办公桌上的显眼位置,方便第二天一上班就能看到。除此之外,每周不妨清理一次办公桌、保险柜,这样不仅可以使物品经常处于摆放有序的状态,也可以检查出压在办公桌抽屉里、保险柜内的公文,避免发生积压公文的问题

版权声明:tangspark 发表于 2022年6月22日 下午8:19。
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